לקוחות רבים להם אני מייעץ שואלים את השאלה הזו. ובכן התשובה היא בביטחון כן. אך הכסף או שווה הכסף מתבטא בשורה התחתונה בכל ארגון דווקא באלמנטים אחרים שאינם דווקא הוצאה ישירה של שמירה ואחסנה של מסמכים של הארגון באופן פיזי.
כמובן שבמעבר ראשוני אל העולם ללא נייר יש השקעה מהותית וגדולה כגון רכישת סורקים, סריקת מסמכים ישנים, רכישת תוכנה לניהול ארכיב, רכישה של חתימה דיגיטלית מאושרת, שדרוג של מערכות מחשב, תוכנות אחסנת נתונים ועוד. אך לאחר ההשקעה הראשונה מתחיל השיפור במדדים של הארגון המתבטא במספר פרמטרים מדפיסים פחות נייר, אין צורך במדפסת אישית , ניתן לעבור למדפסת מחלקתית ולרכוש פחות נייר ומוצרים מתכלים.
סריקת מסמכים חוסכת זמן עבודה מאחר ומבקשים מספקים ולקוחות לשלוח לנו חומר רק למייל או לפקס המותקן על תיבת הדואר שלנו ובאותה עת שהמידע מגיע אלינו למחשב הוא יכול להיות מתויק על ידינו או באופן אוטומטי על ידי מערכת ניהול הארכיב הארגוני שרכשנו. מתבטל הצורך בחדר ארכיון במשרד או בחברת ארכיב חיצונית והתשלומים בגין אחסנה או החדר המשמש כמחסן בקומה יכול לשמש ליחידה אורגנית המייצרת הכנסה לארגון.
זמן הטיפול בלקוח מתקצר, ולכן שביעות הרצון של הלקוח עולה באופן דרמטי, דבר המעלה את קרנה של החברה במדדים שונים ומאפשר לאותו איש שרות שעונה לטלפון לטפל באותו פרק זמן במספר לקוחות, ולאורך זמן החברה חוסכת בכח אדם שכן למרות שהיא יכולה לצמוחאין היא צריכה להעסיק כח אדם נוסף.
סריקת מסמסכים למערכת ניהול ארכיב – חיסכון ויעילות לעסק
מערכות המידע מאפשרות בדיקת יכולות ושיפור התפוקות של העובדים. ניתן באמצעות מערכת המידע המחוברת למערכת הראשית לבדוק בכמה זמן בוצעה פעולה בעבור לקוח, בכמה מן טופלה תקלה , תוך כמה זמן נסגרה, המנהל יכול לעקוב במערכת אחר ביצועים של פתיחת תקלה וסגירתה וגם לתת מענה באמצעות המייל או על המערכת.
סריקת מסמכים למערכת ניהול ארכיב גם מיעלת את ההחלטות בארגון ומקצרת אותם, לדוגמא מסמך המגיע מספק עם הצעת מחיר ומגיע לקניין במחלקת הרכש, יכול לעבור עם הערות למנהל הרכש ולאחריו לסמנכ"ל ולאחריו למנכ"ל שנותן את ההערות שלו ללא צורך שגורם בארגון יקום ויטפל במסמך מאחד לשני ניתן גם לראות מתי פתחו את המסמך ולשלוח התראות לטיפול. התהליכים הארגוניים מתקצרים באופן משמעותי.
ניתן לקיים ישיבה וירטואלית על מסמך מבלי לשבת באותו חדר, רק לראות את ההערות של כולם ולתת הערות בחזרה , זמן העבודה של המנהלים יקר והמסמכים הסרוקים עליהם ניתן לטעון רבדים של מידע מקצר זמן תגובה והופך את הארגון ליותר יעיל. לא כל שכן כאשר צריך חתימה של מספר גורמים על הזמנה שמעכבת גורם אחר בארגון.
אם ארגון לא ממש מעוניין להשקיע בסורקים ובמערכות מידע פנימיות הוא תמיד יכול לפנות לספק שירותי סריקה המאפשר ללקוחות טעינת המידע לענן מאובטח כך החיסכון הוא יעיל מיידי והעלות הינה רק לפי המסמכים שנסרקו וגודל הקבצים שנשמר.
לקבלת מידע נוסף שחוסך כסף רב, פנו אלינו עוד היום ונשמח לשרת אתכם.