יעילות מערכת לניהול מסמכים

מערכת לניהול מסמכים – יעילות שלא הייתה קיימת בעבר

המעבר שלנו לעולם ממוחשב יותר הוא כזה שמצביע בראש ובראשונה על יעילות עבודה מרשימה. היום אנו כבר יכולים ליהנות מתוכנות שונות שמסייעות לנו בתחומי הגרפיקה, ההנדסה, הסריקה ועוד. בזכות מערכת לניהול מסמכים ניתן להנהל מסמכים באופן דיגיטלי, מאובטח ומסודר. הדבר נוח ויעיל מאוד מלא מעט בחינות, ולכן רבים מבינים זאת ומבצעים את תהליך המעבר מנייר לקובץ.

לאחר סריקת המסמכים ע"י תוכנה איכותית ומתקדמת יכול כל אחד ליצור תיקיות שונות בהתאם לצרכים הרלוונטיים שלו. את נתוני התוכנה יכול כל משתמש לטעון מדיסק או אף משרת חיצוני, כשהתוכנה יכולה לעבוד על כל מחשב שבו מותקנת תוכנת הפעלה בסיסית. מכאן ועד עבודה עם כמאה אלף קבצים, המרחק הוא קצר והתמורה לשימוש במערכת היא עצומה.

כיצד מבוצעת היום סריקה מקצועית

חשוב להכיר את הדרך שבה סורקת התוכנה את המידע המגוון שאותו מעוניינים בעלי משרדים ולקוחות אחרים להעביר לקובץ ממוחשב. לאחר מיון המסמכים ובחירת אלו מהם שצריך לסרוק, ניתן להגדיר ולבחור את שיטת הקידוד בסריקת המסמכים. כך גם מגדירים בקלות את המאפיינים (הן הקבועים והן הגמישים) לכל מחלקה, צוות, אגף וארגון.

ראוי לציין שבזכות תוכנה לסריקת מסמכים יכול משתמש אחראי לבצע את פעולת הסריקה בעצמו ולא רק ע"י שירותי סריקה של חברה מסוימת. לאחר הטמעת המערכת ובזכות ליווי מקצועי, הדרכה ותמיכה, קל ליצור פורמטי קבצים מוכרים כמוTIFF, PDF, JPEG , ולמפתח את החומר ברמה של תיקייה, נושא, קלסר או חוצץ, הכול בהתאם לחלוקה בכל ארגון.

מדוע כדאי לעבוד עם מערכת לניהול מסמכים איכותית

קל מאוד להצביע על היעילות החשובה שנוצרת בזכות מערכת לניהול מסמכים. מעבר לכך שמערכת איכותית מתמודדות עם סוגי מידע שונים ועם מסמכים מגוונים, הרי שהיא גם מציעה חיסכון נהדר של מקום פיסי בכל משרד, כשהדבר בא לידי ביטוי גם באפשרות לשכור משרד קטן יותר עליו ישולמו פחות מיסים כמו ארנונה למשל, והעלויות של שכירות, חשמל וכיו`, יהיו נמוכות הרבה יותר.

כך, יחד עם חיסכון בעלויות של שירותי גנזך וארכיב, חיסכון בקניית ציוד מתאים לאחסון מסמכים רבים, יכולת לשלוט על כל המידע (גם מידע ישן מאוד), אפשרות לאחזור של מסמכים לפי חתכים היסטוריים אורכיים ורוחביים, ואפשרויות גישה לכל עובד בהתאם להרשאה שתינתן לו, הרי שמדובר ביתרונות עצומים. כך הופכת מערכת מצוינת לבעלת ערך רב עבור מי שחושב בצורה כלכלית.