פתרון לניהול מסמכים: מערכת ארכיב דיגיטלי וחתימה דיגיטלית ללקוחות ארכיב 1 בע"מ
ארכיב 1 קלאוד פתרון הוליסטי היברידי לניהול המסמכים בארגון
בעידן הדיגיטלי המודרני, ארגונים מתמודדים עם כמויות עצומות של מסמכים ומידע, ומחפשים דרך יעילה, מאובטחת ונוחה לנהל אותם. קבוצת ארכיביון בעלת ניסיון של מעל 30 שנה ומומחיות במגוון רחב של פתרונות ניהול מידע פיתחה עבור לקוחותיה מערכת חדשנית בשם ארכיב 1 קלאוד. מערכת זו מהווה פתרון הוליסטי והיברידי המשלב את כל הידע והניסיון הנצבר של החברה עם הטכנולוגיות המתקדמות ביותר בתחום. מטרת הפיתוח הייתה לענות על הצרכים של אלפי הלקוחות המבצעים סריקת מסמכים וחתימות דיגיטליות, ולהציע להם פלטפורמה אחת מקיפה לניהול מידע. התוצאה היא מערכת מובילה בישראל, המעניקה מענה רחב לארגונים מכל המגזרים עסקיים, ציבוריים וממשלתיים במיוחד לכל מי שרוצה לסרוק מסמכים, לנהל אותם באופן דיגיטלי ולחתום עליהם בקלות בצורה מאושרת. להלן סקירה מקיפה של התכונות והיתרונות שמציעה ארכיב 1 קלאוד לארגונים בעידן נטול הנייר.
ארכיון דיגיטלי בענן עם סריקת מסמכים בלתי מוגבלת
ארכיב 1 קלאוד מאפשרת לארגון להקים ארכיון דיגיטלי מלא בענן מאובטח, בו ניתן לשמור את כל המסמכים הסרוקים ללא הגבלה. המערכת תוכננה לקלוט מסמכים ממגוון מקורות ניתן לסרוק ישירות ניירת פיזית דרך סורקים ולעגן אותה במערכת, וכן להעלות קבצים דיגיטליים מכל מחשב, שרת ארגוני, טאבלט או סמארטפון. אפילו מסמכים שמתקבלים במייל יכולים להיטען בקלות אל הארכיון.
כל המסמכים נשמרים בענן המאובטח של ארכיב 1, הממוקם בחוות שרתים בישראל, כך שהנתונים לא יוצאים מתחומי המדינה. הפתרון בענן מבטל את הצורך באחסון פיזי של ניירת לא עוד ארונות תיוק עמוסים או מחסנים גדושים בארגזי ניירת. מעבר לכך, סריקת מסמכים ממירה את המידע האנלוגי לנכס דיגיטלי: המידע הופך זמין מכל מקום ובכל זמן, לפי צורכי הארגון. באופן זה הארגון חוסך שטחי אחסון יקרים, מצמצם הוצאות נייר ודפוס, ותורם לייעול העבודה תוך שמירה על איכות הסביבה באמצעות צמצום השימוש בנייר. המערכת תומכת בסריקה מקבילית ממספר עמדות מספר משתמשים יכולים לסרוק בו זמנית למחלקות שונות וכל מסמך חדש משויכת לו קטגוריה במערכת על פי כללים עסקיים שהארגון מגדיר.
ניתן לבנות עץ ארגוני ,היררכיית תיקים וקטגוריות בהתאמה אישית, כך שהמסמכים נשמרים במבנה ידידותי התואם את מבנה הארגון. הגדרת כללים ברורים מאפשרת לקבוע מי מורשה לסרוק מסמכים לתיק מסוים, מי רשאי לעיין במסמכים, וכן אילו מסמכים יש לשמור ולכמה זמן. גמישות זו הופכת את תהליך הסריקה וההעלאה לפשוט אך גם מבוקר כל משתמש רואה ומנהל רק את המידע שהוא מוסמך אליו. בנוסף, לאחר שהמסמך הסרוק נמצא במערכת, ניתן לצרף לו קבצים משלימים (למשל לצרף קובץ Word או Excel רלוונטי) ולייצא את המסמכים הישר מתוך המערכת לדוא"ל או להדפסה לפי הצורך. כל זאת באמצעות ממשק עברי מלא, נוח ואינטואיטיבי, שאינו דורש מומחיות טכנית מיוחדת מצד המשתמשים בארגון.
חיפוש חכם ומהיר ואחזור מידע יעיל
אחד האתגרים הגדולים בניהול ארכיון דיגיטלי הוא היכולת למצוא מסמך במהירות מתוך אלפי קבצים. ארכיב 1 קלאוד מצטיינת ביכולת חיפוש מתקדמת המאפשרת איתור מידע בלחיצת כפתור. המערכת תומכת בחיפוש לפי מילות מפתח או ביטויים מדויקים המופיעים בשם המסמך או בתוכנו, וכן מאפשרת סינון ומיון תוצאות לפי קטגוריות, תאריך, סוג מסמך, מחבר, ועוד. למעשה, ניתן אף לבצע חיפוש בתוך התוכן הפנימי של מסמכים סרוקים הודות לטכנולוגיית OCR משולבת זיהוי תווים אופטי ההופך תמונת מסמך לטקסט ברArchive 1 Cloudחיפוש. יכולת זו מבטלת את הצורך לקרוא מסמכים שלמים כדי למצוא פריט מידע; במקום זאת, כמה הקשות מקלדת מגלות מיידית את המסמך הרצוי. תוצאות החיפוש מוצגות באופן ברור, וניתן למיין אותן לפי רלוונטיות, לפי סדר כרונולוגי או לפי נושאים בהתאמה אישית. המשמעות היא שלא משנה כמה מידע נאגר במערכת העובדים יוכלו תמיד לשלוף את הנתונים הדרושים להם במהירות הבזק, ללא עיכובים וללא תסכול. דבר זה חיוני במיוחד במתן שירות ללקוחות או בתקשורת עם גורמי חוץ: למשל, כשלקוח מתקשר ומבקש עותק של חוזה או תכתובת קודמת, הנציג בארגון יוכל לאתר ולשלוף את המסמך תוך שניות במקום לחפש בקלסרים. חיפוש חכם ויכולת אחזור מיידית תורמים לשיפור דרמטי ביעילות העבודה, ומבטיחים שאף פיסת מידע לא "תיפול בין הכיסאות" או תלך לאיבוד בארכיון.
ניהול מסמכים מתקדם
בנוסף לאחסון וחיפוש, ארכיב 1 קלאוד משמשת כמערכת ניהול מסמכים מקיפה. פירוש הדבר שהמערכת אינה רק "בוידעם דיגיטלי" שבו נערמים קבצים, אלא כלי דינמי המאפשר שליטה במחזור החיים של כל מסמך. ראשית, הארגון יכול להגדיר מדיניות שמירה עבור מסמכים למשל, לקבוע שחשבוניות יישמרו למשך 7 שנים (בהתאם לדרישות חוקיות), או שמסמכים מסוג מסוים יימחקו או יעברו לארכיון עומק לאחר פרק זמן מוגדר. המערכת תומכת ביישום מדיניות אלו כדי להבטיח שמירת מידע בהתאם לנהלים ולרגולציות, לצד שמירה על ארכיון עדכני ונטול "רעשים" של חומר ישן מיותר.
חתימה דיגיטלית מאושרת, חתימה כפולה וסבב חתימות ארגוני
אחד המרכיבים הבולטים בארכיב 1 קלאוד הוא היכולת לבצע חתימה דיגיטלית על מסמכים בצורה מובנית וחלקה בתוך המערכת. למעשה, ארכיב 1 קלאוד משמשת כפלטפורמת חתימה דיגיטלית מאושרת בהתאם לחוק הישראלי. המערכת קיבלה את אישור רשות המיסים (משרד האוצר) לביצוע חתימה אלקטרונית כפולה על מסמכים מה שמאפשר לארגונים לחתום מסמכים באופן דיגיטלי כך שהם ייחשבו כמקור חוקי, ובכך לוותר לחלוטין על שמירת העותקים הפיזיים. חתימה דיגיטלית כפולה חיונית במיוחד במסמכי הנהלת חשבונות כמו חשבוניות וקבלות, שבהם נדרשת חתימת מוציא המסמך וחתימה נוספת לצורך אימות בהתאם לתקנות. באמצעות ארכיב 1 קלאוד, ניתן בלחיצת כפתור להחתים מסמך בשתי חתימות דיגיטליות מאושרות, ולדעת שהמסמך עומד בדרישות החוק בדיוק כפי שעמד לו היה נחתם ידנית ונשמר בקלסר. מעבר לכך, המערכת תומכת במגוון תרחישי חתימה: חתימה מרחוק שליחת מסמך לחתימת גורם חיצוני או עובד שנמצא מחוץ למשרד, חתימה מקומית כאשר החותם הוא משתמש פנימי במערכת, וכן אפשרות להכין מסמכים כטפסים או כתבניות ולשלוח אותם ישירות ללקוחות, ספקים או עובדים לצורך חתימה דיגיטלית. לאחר כל החתימות הנדרשות, המסמך החתום נשמר אוטומטית בארכיון הדיגיטלי, כולל חותמת זמן ואישור שהחתימות תקפות וכל זאת ללא הדפסה, סריקה חוזרת או התעסקות בניירת.
יתרה מזאת, המערכת מנהלת סבב חתימות ארגוני ביעילות רבה. במקום לרדוף ידנית אחר מנהלים שיחתמו על טפסים, ארכיב 1 קלאוד מרכזת את תהליך האישור: אפשר לעקוב במבט אחד במערכת אחר מצב חתימתם של מסמכים שונים מי כבר חתם, מי עדיין לא, ואם יש עיכוב בתהליך. לדוגמה, במחלקת רכש ניתן לבדוק האם כל האישורים הנדרשים על הזמנת רכש או תשלום התקבלו, לזהות במהירות מי הגורם שמעכב חתימה על חשבונית מסוימת ולמה, ובכך לטפל בכך באופן יזום. השליטה הזו בתהליך החתימות מייצרת זרימת עבודה יעילה יותר בארגון, חוסכת זמן רב, מפחיתה באופן דרסטי את כמות הניירת הידנית, ומבטיחה שדבר לא "ייפול בין הכיסאות" במובן של אישורים חיוניים. בנוסף, כאשר כל החוזים, ההסכמים, טופסי 101, הזמנות הרכש, תעודות המשלוח ושאר המסמכים העסקיים נחתמים דיגיטלית ונשמרים במערכת מרכזית מחלקת הכספים והנהלת הארגון זוכות לשקיפות מלאה. בכל רגע ניתן להפיק דו"ח ולהבין כמה מהתקציב כבר נוצל, איזה תהליך עומד היכן, והיכן נמצאים צווארי הבקבוק (אם ישנם) בתהליכי האישורים. בסופו של יום, פונקציית החתימה הדיגיטלית המשולבת בארכיב 1 קלאוד משפרת את הדיוק, חוסכת משאבים ומזרזת תהליכים עסקיים שבעבר היו גוזלים שעות וימים של התרוצצויות אחר ניירות וחתימות.
שיתוף מסמכים ואינטגרציה עם מערכות ארגוניות
מעבר לסריקה, אחסון וחתימה, ארכיב 1 קלאוד משמש כפלטפורמה מרכזית לשיתוף ושיתוף פעולה על גבי מסמכים בארגון. המערכת תוכננה לסייע בהפחתת התלות בשליחת קובצי מסמכים דרך דואר אלקטרוני והחלפת גרסאות בלתי פוסקת. תחת זאת, כל עובד מורשה יכול לגשת למסמך ישירות במערכת, לצפות בו או לערוך אותו בהתאם להרשאות שהוגדרו לו, ולהוסיף הערות או תגובות במידת הצורך.
בנוסף, ארכיב 1 קלאוד יודעת להתחבר למערכות ארגוניות אחרות הקיימות בארגון. המערכת מציעה ממשקי אינטגרציה (API) למערכות CRM לניהול קשרי לקוחות, למערכות ERP פיננסיות, למערכות ניהול פרויקטים, ועוד. משמעות הדבר היא שכל מסמך שקשור ללקוח, לפרויקט או לתהליך עסקי יהיה נגיש ישירות מתוך מערכת ארכיב 1 קלאוד, ללא צורך לחפש אותו במערכת אחרת.
אבטחת מידע מקסימלית, שרידות ותאימות לרגולציה
כאשר ארגון מעביר את המידע העסקי הרגיש שלו לענן, אבטחת המידע היא סוגיה קריטית. ארכיב 1 קלאוד תוכננה ברמת אבטחה מחמירה כדי להגן על מסמכי הארגון מפני גישה בלתי מורשית, אובדן או דליפה. בראש ובראשונה, כל הקבצים המועלים למערכת מוצפנים בשיטות מתקדמות בעת שמירתם בשרתי החברה, כך שאפילו אם היה מי שינסה לחדור המידע מוגן בקריפטוגרפיה חזקה. הגישה למערכת עצמה מתבצעת באמצעות שם משתמש וסיסמה אישיים לכל משתמש.
מעבר לכך, ארכיב 1 קלאוד פועלת בתצורה של זמינות גבוהה ושרידות מקסימלית: הנתונים משוכפלים ונשמרים בשני אתרי שרתים נפרדים בישראל. במקרה בלתי סביר של תקלה בחווה אחת החווה השנייה מבטיחה שהשירות ימשיך לפעול כרגיל. למעשה, המערכת מעמידה רמת זמינות של 99.999% מהזמן "חמש תשיעיות" מה שאומר שכמעט ואינה מושבתת בכלל. דבר זה חשוב במיוחד לארגונים שעבודתם מסתמכת על גישה למסמכים בכל עת. בנוסף, כל קובץ העובר אל המערכת או ממנה נסרק ומטוהר באמצעות שרת הלבנה מערכת ייעודית לזיהוי וניטרול וירוסים, נוזקות ואיומי סייבר אחרים שעשויים להסתתר בקבצים.
כחיזוק לאמון שהמערכת בטוחה, ניתן לציין שרבים מלקוחות ארכיב 1 קלאוד מגיעים מהגופים התובעניים ביותר מבחינת אבטחה: משרדי ממשלה וביטחון, בנקים וחברות פיננסיות, רשויות מקומיות, חברות הייטק מובילות ועוד. הבחירה הנרחבת של גופים אלו במערכת מעידה כי הפתרון אכן עומד בסטנדרטים הגבוהים ביותר החל מסודיות ויציבות המידע ועד יכולת התאוששות מאסון (Disaster Recovery) וכי הוא אמין לשימוש שוטף לאורך שנים.
שיפור הביצועים העסקיים וחיסכון בעלויות
הטמעת ארכיב 1 קלאוד בארגון אינה רק שינוי טכני, אלא שינוי מהותי באופן העבודה שמביא עימו יתרונות עסקיים מוחשיים. ראשית, הייעול התפעולי: כאשר כל המסמכים הדיגיטליים מסודרים, נגישים ומאובטחים, העובדים מבזבזים פחות זמן על חיפושים ידניים או המתנה למסמך שנמצא אצל מישהו אחר. במקום זאת, הם יכולים להקדיש יותר זמן לעבודה פרודוקטיבית ולמתן שירות איכותי ללקוחות. תהליכים שבעבר דרשו ימים הופכים לעניין של דקות למשל, קבלת אישורים לחוזה או לטופס מתבצעת מקוון ובמקביל, בלי לחכות שכולם יהיו פיזית באותו מקום. הדבר מוביל להגברת מהירות הפעילות העסקית ולשיפור בשביעות רצון הלקוחות, שרואים תגובה מהירה יותר מהארגון.
שנית, ישנו חיסכון משמעותי בעלויות. מעבר לחיסכון הברור בנייר, בדיו ובשטחי אחסון, ארכיב 1 קלאוד מפחיתה את הצורך בעבודה ידנית סיזיפית של תיוק, חיפוש בארכיונים פיזיים או שליחת מסמכים בדואר. פחות שעות עבודה מתבזבזות על משימות אדמיניסטרטיביות, מה שמיתרגם לחסכון כספי. בנוסף, המודל המסחרי של המערכת גמיש ומשתלם: אין הגבלה על מספר המשתמשים או היקף המידע שניתן לאחסן הארגון משלם בהתאם לנפח השימוש בפועל. מודל זה מאפשר גם לעסקים קטנים וגם לארגוני ענק לאמץ את הפתרון ללא עלויות כניסה גבוהות, ולהרחיב את השימוש לפי הצורך עם גדילת הארגון. העובדה שהמערכת מתעדכנת תדיר (החברה מוסיפה תכונות חדשות על בסיס רבעוני) מבטיחה שהארגון תמיד נהנה מכלים החדישים ביותר ללא תוספת תשלום מה שמגן על ההשקעה לטווח ארוך.
שלישית, ארכיב 1 קלאוד תורמת לשינוי תרבות ארגונית לכיוון עבודה דיגיטלית, שקופה ושיתופית. מידע כבר אינו מצוי בחזקתם של בודדים בארגון אלא הופך להיות נחלת הכלל בארגון והעבודה הופכת לשיתופית יותר. צוותים יכולים לעבוד יחד על אותם מסמכים, לדעת היכן כל דבר עומד, ולתקשר ביעילות רבה יותר. זה מגביר את החדשנות והגמישות הארגונית, כי כאשר המידע זורם בחופשיות רעיונות ופתרונות נוטים לצמוח מהר יותר.
סיכום: קפיצת מדרגה לניהול מסמכים בעזרת ארכיב 1 קלאוד
ארכיב 1 קלאוד היא סך כל חלקיה ואף יותר מכך פתרון כולל, מקיף ומתקדם המספק לארגונים מענה לכל היבטי ניהול המסמכים והמידע. החל מסריקת מסמכים ואחסונם בצורה מאורגנת בענן, דרך יכולות חיפוש ואחזור חכמות, ניהול גרסאות ומחזור חיי מסמך, ועד לחתימה דיגיטלית, שיתוף ואבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר המערכת מעניקה לארגון 360 מעלות של שליטה ובקרה על המידע שלו. בניגוד להתנהלות המסורתית עם ניירת או אפילו לכמה פתרונות חלקיים הקיימים בשוק, ארכיב 1 קלאוד מאחדת את כל מה שהארגון צריך תחת קורת גג דיגיטלית אחת, בפלטפורמה ידידותית וקלה לשימוש. ארגונים שאימצו את המערכת נהנים מעבודה מסודרת יותר, מתהליכים מהירים וממוקדים, מעמידה קלה בדרישות חוק ורגולציה, ומשקט נפשי בידיעה שהמידע שלהם מוגן וזמין תמיד.
בעולם עסקי תחרותי ובזמן שהמעבר לדיגיטציה הפך לצורך קיומי, ארכיב 1 קלאוד מציבה את לקוחותיה בחזית הטכנולוגיה של ניהול המידע. זהו כלי חיוני לכל ארגון השואף להתייעל, להפחית בירוקרטיה ולשמר את המידע שלו בצורה מיטבית. קבוצת ארכיביון, שביססה את מעמדה כמובילה בתחום שירותי הארכיב והמידע, מביאה עם ארכיב 1 קלאוד פתרון עכשווי המשלב ניסיון עשיר וחדשנות. אם גם הארגון שלכם רוצה לעשות את הצעד הבא לעבר ניהול דיגיטלי חכם ארכיב 1 קלאוד מציעה את התשובה המלאה, המוכחת והמאובטחת לכך. ההצלחה מוכיחה שכשמנהלים נכון את המסמכים, משיגים ארגון יעיל, מהיר ובטוח יותר וזו בדיוק ההבטחה שארכיב 1 קלאוד מקיימת יום יום עבור אלפי משתמשיה.