ארכיון דיגיטלי – להתקדם אל העולם הממוחשב
היום יודעים בארגונים רבים שלא ממש כדאי להישאר מאחור בכל הקשור לשמירה איכותית ורצינית של מסמכיו של עסק, מוסד או חברה למשל. להבדיל מבעבר, שאז היינו חייבים להסתמך על שירותיו של ארכיב כדי לאחסן מסמכים הכתובים על נייר, הרי שכיום אנו יכולים ליהנות מאוד מיצירת ארכיון דיגיטלי שממחיש לנו עד כמה למחשב יש המון מה להציע לרבים.
שמירה ממושכת של מסמכים רבים, שימוש נוח בכל קובץ ע"י מחלקות שונות בארגון, והבטחת המידע בצורה רצינית, הם אלו שמראים עד כמה שירותיה של חברת ארכיביון הם חשובים ועד כמה היא יכולה לתרום ליצירת ארכיון ממוחשב ברמה גבוהה מאוד. הקבצים שנשמרים במסגרת ארכיב כזה יכולים להוות עותק של נאמן למקור עבור מי שצריך להדפיס אותם ללקוחותיו וכיו`.
המיקוד החשוב בבניית ארכיב מתקדם
אלו שנעזרים במהלך חשוב כמו יצירה של ארכיון דיגיטלי רואים כיצד הרעיון בא לידי ביטוי ביצירתם של קבצים בפורמט גרפי נוח וכיצד הדבר לא מעמיס על אף מערכת. בזכות מיקוד רציני בכל הקשור לבנייה של ארכיב מתקדם מאוד, יכולים עובדים, בעלים ומנהלים של כל ארגון ליהנות מאינדקס יעיל ואישי של תיוק מסמכים תוך הצגת אפשרות נוחה ביותר לגשת אליהם בכל נקודת זמן.
ארכיב דיגיטלי איכותי יהיה כזה שבו הלקוח הוא זה ששותף להחלטה לגבי קביעת האינדקס, סריקה של מסמכים שונים תבוצע בצורה מדויקת בין אם אלו מסמכים גדולים ובין אם הם מציגים רמות גרפיקה שונות, מסמכים שונים יהפכו לכאלו שניתן לחפש בתוך גוף הטקסט שלהם (OCR), נתונים שונים יוסבו מכל מדיה שהיא, וקבצים מסוימים יומרו מפורמט אחד למשנהו.
כשנהנים מניסיון אמיתי בתחום
בישראל אפשר כבר למצוא לא מעט חברות שמציעות שירותים הקשורים לסריקת מסמכים וליצירת ארכיבים שונים. לכן חשוב מאוד לברור בין החברות השונות ולראות מי מהן באמת יכולה להציע שירות שיספק כל לקוח בצורה מלאה. אם שמים דגש על נושא הניסיון, רואים כיצד חברות איכותיות מציגות שנים של עבודה עם תוכנות מתקדמות ומציגות כוח אדם מיומן למטרה של הקמת הארכיב.
בצורה כזו יכול כל ארגון להיות סמוך ובטוח שהקמה של ארכיב דיגיטלי תבוצע בצורה מהירה ויסודית ע"י חברה שאנשיה כבר בצעו לא מעט פרויקטים כאלו בעבר. חברת ארכיביון מציגה את הניסיון הדרוש כדי שבכל ארגון ייהנו מרמה גבוהה של ארכיון דיגיטלי, וירגישו את השינוי המהותי שיוצר ארכיב כזה בכל יום עבודה ואצל כל מי שעובד עם מסמכים רבים.