אנשים רבים ועסקים רבים משתמשים בשירותי ארכיב חיצוניים, זה מאפשר להם לפנות יותר מקום בבית או במשרד שלהם. עם זאת, ישנם אנשים רבים שאינם עושים שימוש בשירותי ארכיב חיצוניים מאחר והם חושבים שזו אופציה יקרה ולכן הם שומרים את המסמכים אצלם.
למה להיעזר בארכיב ממוחשב?
הנה 5 דברים שכדאי שתדעו:
- אחסון רשומות רפואיות – רשומות רפואיות מצטברות בכמויות גדולות ביומיום וממשיכות להיערם במשך השנים. על מנת לשמור על איכות הרשומות ואף לגבות אותם מומלץ לשמור בארכיב דיגיטלי מקצועי. בכך המסמכים ישמרו לאורך שנים ויהיה אפשר להשתמש בהם במידת הצורך.
- העתקים של חוזים – כמעט לכל אחד יש חוזים חשובים שהוא שומר. בעיקר מדובר בעורכי דין שמתעסקים עם חוזים כל הזמן. מסמכים חשובים כגון אלו יש לשמור לאורך שנים רבות. שימוש בארכיב מקצועי הינו סוג של גיבוי עבור המסמכים הללו. במקרה של אסון המסמכים הללו מוגנים מפני הרס.
- רשומות היסטוריות של לקוחות – אם אתה שומר עותק מסמכים של לקוחות כגון הזמנות, חשבוניות, חוזים. חשוב שתגן עליהם מחוץ למשרדים. מעבר לארכיב ממוחשב מאובטח הוא פתרון מומלץ וירוק.
- שרטוטים ותוכניות – ברגע שפרויקט הושלם הכי טוב זה לשמור את התוכניות במקום בטוח. שמירת המסמכים במתקני אחסון מאובטחים זו האופציה האידיאלית עבור מסמכים מסוג זה.
- מסמכים פיננסיים – על פי חוק, כל חברה נדרשת לשמור את הרשומות הפיננסיות שלהם לתקופה מסוימת של זמן. חברה גדולה ככל הנראה תתקשה למצוא מספיק שטח אחסון לכל הניירת שלה ותבין מהר שזה הזמן לעבור לשמירת המסמכים באופן דיגיטלי.
ניהול מסמכים מאובטח יכול לעזור לך לחסוך עד 35% מהעלויות בשנה באחסון בארכיב. אחסון בארכיב ממוחשב מקצועי הוא פתרון המספק אבטחה, גישה קלה וניצול טוב יותר של שטחי המשרד.