שמירת מסמכים

מאת: רונן כהן צמח

שמירת מסמכים היא צורך בסיסי עבור כל ארגון עסק או חברה.

רבים מתייעצים איתנו מה צריך לשמור ולכמה זמן?

להלן מדריך מקוצר ועוד כמה טיפים לשמירת מסמכים

שמירת חשבוניות קבלות תעודות משלוח חשבוניות זיכוי

7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי.

שמירת תיק עובדים

100 שנים מיום הולדתם

שמירת הסכמים חוזים מסמכי ייסוד של הארגון ,חברה, תאגיד

שמירה לצמיתות.

שמירת תיקי תלמיד, תיק סטודנט

שמירה לצמיתות.

שמירת תיק רפואי

25 שנים.

שמירת פטנטים

18 עד 40 שנים.

שמירת תיקים של לקוחות משרדי עורכי דין

תיקים שנוהלו בבית המשפט – 5 שנים מיום קבלת פסק דין חלוט על פי תקנות לשכת עורכי הדין, 7 שנים לפי חוק ההתיישנות.

שמירת ניירות עבודה של משרדי רואי חשבון

7 שנים.

הסכמי מכר, זיכיון, נכסי נדלן, ירושות , צוואות

שמירה לצמיתות.

הסכמי אחריות למוצרים

עד 7 שנים.

תביעות נזיקין

שמירה לצמיתות.

תוכניות בנייה אישורי בניה

שמירה לצמיתות.

יש עוד מאות סיווגים שונים שאנו מכירים של מסמכים ודרכי שמירתם ותקופת שמירתם שונה . אך במדריך זה רשמנו 95% מסוגי החומרים הנמצאים עבור לקוחתנו.

וכעת מדריך מקוצר בנוגע לחוקים

חוק פקודת ראיות

מבקש מכם להציג לבית המשפט מסמך כראיית מקור ולא צילום. ולכן או שמציגים מסמך מקורי, או נאמן למקור שנחתם אלקטרונית וניתן לבדוק את האותנטיות שלו. לדוגמא מסמך חשבונאי יש לחתום ב 2 חתימות אלקטרוניות מאושרות.

חוק ההתיישנות

ניתן לתבוע אתכם ואתם יכולים לתבוע כל ארגון עד 7 שנים מיום קרות המקרה.

חוק מכר דירות

אחריות על נכס תשתיותיו, גמרים וכו' עד 10 שנים.

פקודת מס הכנסה

שמירת מסמכים 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי.

חוק הארכיונים

חל על כל גוף ממשלתי או גוף שמקבל תמיכה כלשהי מהממשלה. בתוך חוק הארכיונים מופיעים תקנות לגבי שמירת מסמכים של תיק רפואי, מטופלים, תיקי רווחה, תיקי תלמיד , מסמכי התאגדות ועוד.

כדי לייצר נגישות מירבית למסמכים עבור לקוחות קצה של ארגונים המספקים שרות לאלפי לקוחות העצה הטובה ביותר היא סריקת המסמכים המייצרת עבור הלקוח נגישות מירבית

זמן תגובה קצר למתן מידע ושרות ובנוסף גיבוי לחומרים.

ארגונים רבים אינם סורקים את החומרים שנשמרים לזמן קצר של עד 7 שנים בגלל חוסר כדאיות כלכלי. אך אם יש לכם מסמכים שאתם שומרים לפרקי זמן ארוכים בעקבות הנחיות הרגולציה או התקנות

ניתן לשקול סריקת מסמכים ובכך לחסוך עלויות איחסון פיזי לאורך שנים.

כל סקטור בשוק הישראלי מחליט באופן שונה על צורת שמירת המסמכים.

במתקני הקבוצה שלנו נשמרים מסמכים וניירת לפרקי זמן של 500 שנים ברמת מסמך המקור וברמה של בקרה אקלימית מיטבית בהתאם לתקינה בינלאומית.

גם כל סוגי המסמכים שנסרקים, באיכות גבוהה ומגובים ישירות ל 2 חוות שרתים ב 2 מיקומים שונים בארץ.

מרבית הלקוחות שסורקים מסמכים הנדרשים לשמירה לתקופה ארוכה עושים זאת בעקבות דרישת חוק חופש המידע ודרישות רגולטוריות של אגף שוק ההון והממונה על הבנקים

לדוגמא כל החברות הפיננסיות והבנקים הנדרשים לתת ללקוחות גישה למסמכים, סורקים מידי יום את כל המידע המגיע ומעלים בפרק זמן מאוד קצר לאתרי האינטרנט שלהם אם מסמכי פתיחת החשבונות, מוצרים ושירותים שהלקוח חתם ותנאי השרות.

חברות הביטוח נדרשות לסרוק מידי יום עשרות אלפי מסמכים ומאות אלפי עמודים מאחר ויש פרק זמן קצר מאוד של עד 45 ימים מרגע הגשת תביעה על ידי מבוטח ועד לזמן בו יש להגיב וכדי שמסלקי תביעות ומחלקות משפטיות יוכלו לבחון ולהגיב

עליהם לסרוק את החומר בתוך 24 עד 48 שעות.

הממשלה חייבה ועדות תכנון ובניה מקומיות ומחוזיות לסרוק את כל המסמכים והמפות כדי שהחומר לא ילך לאיבוד, ושניהול הוועדות יהיה יותר יעיל ושלתושבים תהיה גישה לנתונים. מרגע שוועדות התחילו לעבוד בצורה דיגיטלית הם ביקשו מכל הלקוחות שלהם שהם קבלנים, אדריכלים ויועצים אחרים להעביר את כל המידע באופן דיגיטלי וגם משרדים אילו החלו לסרוק את המסמכים, זאת כדי שיוכלו לקבל שרות מהוועדות לתכנון ובניה.

כמו כן שירותי הדת קיבלו הנחיה רבניות ומועצות דתיות לסרוק את תיקי הנישואין, הגירושין, תיקי כשרות לעסקים, מקוואות , חומרים של בתי כנסת ותמיכות כדי שיהיה תיעוד מרכזי .

הממשלה עוברת תהליך מתקדם לדיגיטציה מלאה לשירותים לכלל אזרחי ישראל ולכן רבים מנותני השרות נדרשים לסרוק מסמכים ולהגיש מסמכים שכבר סרוקים .

אם גם אתם מעוניינים בייעוץ בנושא שמירת מסמכים , פנו אלינו עוד היום וניתן לכם שיחה ללא עלות בכל הנוגע לדרך היעילה והמיטבית לשמירת מסמכים ולאיזו תקופה