סריקת מסמכים הינה תהליך מדויק המאפשר לארגונים לנהל את המידע באופן חכם. היתרון הבולט ביותר כאשר מבצעים תהליך של המרת המסמכים למדיה דיגיטלית הינו אפשרות לגבות את הנתונים בכל עת ובכך לשאוג לרציפות תפקודית של העסק ולהמשכיות עסקית של הנתונים.
סריקת מסמכים וביטחון המידע
המסמכים, גם אם אינם ממוינים באופן שיטתי, ורק נסרקים אל מערכות המידע לתוך תיקיות כלליות יכולות להוות בעת הצורך בסיס נתונים ממנו נשאב מידע רלבנטי ובכך נסייע בשיקום
המידע במידה ואבד. בעידן המידע הארגון מודע לכך שצבירת המידע מהווה מכפיל כח לניהול הארגון להפקת נתונים לשמירת סודות מסחריים של החברה , ולכך שלא משנה איזה נזק פיזי ייגרם לשרתי החברה או למשרדים הפיזיים או למחסן חיצוני ולחברת הארכיב בהם מאוחסנים הקלסרים, המידע הסרוק נמצא בחוות שרתים או בהתקן איחסון חיצוני
ומאפשר לשמור על הנכסים הדיגיטליים של החברה בכל עת.
סריקת מסמכים ויעילות בעבודה
יתרון שני של סקירת מסמכים הוא יעילות בעבודה של החברה – המידע זמין לכל דורש בלחיצת כפתור, ניתן לחשב את המידע הנצרך, ניתן לחסוך בזמן של עובדים ניתן להעביר את המידע אל קולגות, לקוחות או ספקים במהירות ובדיוק רב, ניתן לעשות מידור של המידע בתיקיות או בחוצצים שלא כל העובדים יהיו חשופים להם ובכך הארגון מרוויח סודיות ויכולת לגמישות ניהולית מול העובדים , לדוגמא סריקת תלושי שכר שרק משאבי אנוש יוכלו לעיין בהם ולא כל החברה בקלסרים הנמצאים בכונניות במשרד.
סריקת מסמכים ורגולציה
יתרון נוסף הינו היכולת של ארגון לעמוד ברגולציה , כיום גופים רבים בענפים שונים כפופים לתקנות, חקיקה, חוקי עזר, הנחיות יצרן או יבואן, המבקש מהם לשמור את החומר לאורך זמן ולשלוף אותו בכל עת בה צריך ביקורת.
לדוגמא ענף הרפואה – יש להעביר תיקי מבוטחים או חולים לתיק דיגיטלי כדי שיהיה זמין לצוות הרפואי בכל עת.
לדוגמא משרדי עורכי דין – כדי להעביר תיק לבית המשפט נדרש לסרוק אותו ולהעלות אותו למערכת הניהול של בתי המשפט.
ארגונים רבים צריכים לעמוד בדרישות הלקוחות המבקשים שרות מיידי ואינם יכולים שלא לתת שרות טלפוני מאחר והמתחרים שלהם נותנים מענה ללקוח ומעלים אל מסך המחשב את כל ההיסטוריה של הלקוח ופותרים בעיה או תקלה בזמן אמת לדוגמא: חברות שנותנות שרות ללקוח קצה שהוא בית אב, או איש פרטי, כמות הפניות הינה רבה ונהוג כיום לאחר שמגיעים לנציג שרות לבדוק את היסטוריית הפניות של הלקוח, לבדוק על מה הוא חתום מבחינת הסכם שרות או התחייבות ולשלוח לו ישירות מהמחשב אל הדואר האלקטרוני העתק של מבוקשו, כך הפנייה נסגרת במהירות.
צורך תפעולי בסריקת מסמכים הינו מדד מרכזי בארגונים גדולים שמקבלים דואר רב מידי יום, לדוגמא משרדי ממשלה או חברות ביטוח, במידה ויצטרכו לעסוק בניירת הפיזית יאלצו לאחסנו בשטח רב, ולהעסיק כח אדם לצורך התפעול. מרגע שמוציאים את החומר השוטף המגיע מידי יום ללשכת סריקה ומקבלים אותו בסוף היום אל מערכות המידע שלהם, חוסכים בזמן, בכ"א בהתעסקות מיותר, במקום, ובעיקר חוסכים כסף רב.
אילו הם חלק מהסיבות לעבור מאחסנת ניירת פיזית לסריקת מסמכים. אם גם לכם זה מציק תוכלו למצוא בנו כתובת להורדת הנטל והתחלת העבודה היעילה.
