ארגונים רבים מתלבטים איך לטפל בסריקה המתבצעת כיום בארגון האם לרכוש סורקים שולחניים לכל עמדה או לפעול עם סורקים מחלקתיים או שמא להוציא את החומר ללשכת סריקה חיצונית סורקים חדשים כיום, בעיקר השולחניים מגיעים עם שלל אופציות מורחבות הכוללות תוכנות לבדיקה שהדפים המוכנסים לסורק אינם נתקעים מגיעים עם תוכנות מובנות המאפשרות ניקוי של "רעשים" בדף כגון לכלוך או איזורים שאינם ברורים וכן עם תוכנות ניהול ארכיב מקומי ובהם אופציות לשמירת החומר הנסרק במגוון רחב של אפשרויות כגון פורמט PDF ,TIFF או JPEG , ולאחד דפים ל-Multi PDF וכו'.
כמו כן התוכנות הנלוות לסורקים מאפשרות שמירה בתיקייה מקומית, וכן קבלת פקס או גרירה ושירה של סוגי קבצים אחרים מה אופיס כגון Word, Excel, PowerPoint וכן לקבל פקסים ולשייך אותם בתיקייה מקומית.
החיסרון בסורקים שולחניים היא מהירות התגובה של העמוד הראשון, מהירות הסריקה בכלל, וכן כמות העמודים שניתן לטעון בכל פעם שבה צריך לסרוק.
במידה והארגון קטן ובכל עמדה לא סורקים יותר מ-200 עמודים ביום הרי שעומס העבודה יכול להכיל 4000-5000 עמודים לסריקה בחודש
תכונות נוספות שיש להוסיף לתוכנות ולסורקים שולחניים ואינם קיימים הם אפשרויות סריקת ברקודים במידה ומגיעים עמודים למיון אל תוכנת הניהול המקומית שהותקנה, וכן גודל הקבצים שכן אם נסרק עמוד באיכות סריקה מאוד גבוהה הרי שהגודל שלו יכול להצר את צעדי המשתמש בעמדה המקומית ויהיה צורך לשדרג את העמדה המקומית כדי שתתמוך בקבצים גדולים של כמה עשרות מגה.
לגבי סורקים מחלקתיים, יש קודם לבחון האם הרכישה יעילה מבחינת הארגון, שכן סורקים בינוניים מחלקתיים מיועדים לסריקה של כמה אלפי עמודים ביום ובמידה והארגון אינו מייצר או מקבל כמויות כאילו של ניירת הרי שההשקעה בסורק דרג ביניים יכולה לרדת לטמיון מבחינת החברה יש כמובן עלויות נוספות כגון עובד שיטפל במידע יכין אותו לסריקה, יבצע מיון, ולאחר הסריקה יטפל בניירת שנותרה.
התכונות שיש לסורקים מחלקתיים מאפשרים סריקת מסמכים איכותית ומהירה ויעילה בהרה על סריקה עם סורק קטן שולחני. בין היתר הסורק המחלקתי מאפשר סריקה על פי שם משתמש והוצאת המידע אל המייל הפנימי של המשתמש. ניתן לגבות את המידע ישירות לשרת החברה ולאפשר למשתמשים נוספים בארגון להיחשף למידע באופן אוטומטי. הסורק מאפשר גם שימוש בכלים מתקדמים של בחינת איכות הסריקה ומניעת טעויות באמצעות תוכנות שונות המותקנות על הסורק. כגון בדיקת משקל לעמוד, בדיקה סונית לרעש הדף שנסרק בדיקה באמצעות מצלמות אופטיות שהעמוד שלם וכן ספירת עמודים בכניסה וביציאה ומספורם באופן אוטומטי לאישור הסריקה עבור בקרת האיכות. ישנם ארגונים הנדרשים גם לחתימה דיגיטלית במועד הסריקה והעברת המסמכים לתיקייה חמה אשר לאחריה ניתן לבצע מפתוח ואינדוקס אוטומטי.
זהו על קצה המזלג ההתבלטות הקיימת בין סורקים שולחניים לסורקים מחלקתיים בארגונים. נשמח לתת לכם מידעים נוספים ייעוץ והכוונה. פנו אלינו עוד היום.